1. 継続・延長・終了届けの提出

   • 委員会終了の２ヶ月前に提出。委員会運営期間は委員会によって異なります。

2. 研究協議会（会議）の開催

   • 例年学術講演会（９月上旬）会期中にオンサイトで開催致します。

   • オンライン開催の場合も有り、その場合は11月～12月頃開催致します。

3. 年間活動報告書の提出

   • 毎年上記研究協議会への報告資料を兼ねて作成していただきます。

   • 研究協議会の開催日にあわせて提出締切は前後します。

4. 年度末会計決算処理

   • 毎年1月～12月の収支報告を12月末日までに提出していただきます。

   • RSJの決算年度が1～12月のため、委員会の開始月に関わらず1～12月締めで報告していただきます。

• 研究専門委員会関連の規程や申請書はGoogleドライブにて閲覧・ダウンロード出来ます。

初回準備

1. WEBEXのアカウントを作成しますので、登録するメールアドレスを学会事務局までご連絡ください。

2. 数日で登録メールアドレス宛にWEBEXより連絡メールが配信されます。メール内容に従ってアクティベートしてください。

WEBEX利用申請

1. WEBEXの複数の同時使用はできませんので、利用予約をお願い致します。先着順です。

2. 「RSJ-WEBEX利用予定」カレンダーを確認いただき希望日時の使用予定がないことを確認してください。

3. 使用する日時を学会事務局までご連絡ください。

4. 問題なければ、事務局から使用許可の返信を致します。

注意事項

1. 当日の運用につきましては各委員会の責任で行っていただきます。

2. WEBEXのマニュアルにつきましては公式マニュアルをご参照ください。

初回準備１（事務局準備）

1. 下記２点を学会事務局までご連絡ください。

   • メーリングリストを管理するメールアドレス（以下、管理者メールアドレス）

   • ご希望のメーリングリストアドレス
     例）〇〇〇@ml.rsj-web.org　※ドメインは固定となります。

2. 事務局にて設定が完了しましたらご連絡いたします。

初回準備２（アカウントの作成）

1. メーリングリスト管理ツールにアクセスしてください。

2. 画面右上のログインボタンをクリック

3. 画面下の方の「アカウント登録はこちら」をクリック

4. 事務局に連絡済みの管理者メールアドレスを入力して「初期パスワードの取り寄せ」をクリック

5. 管理者メールアドレス宛にパスワード設定用のURLが記載されたメールが送付されますので、確認のうえURLにアクセスしてください。

6. この後は画面の指示に従って、アカウントを作成してください。

メーリングリスト設定画面へのアクセス

1. メーリングリスト管理ツールにアクセスし、初回準備２で設定したアカウントでログイン

2. 登録中のメーリングリスト のアイコンをクリック。

3. メーリングリスト一覧が表示されますので、該当メーリングリストをクリックすると、設定画面にアクセスできます。

メーリングリスト設定

• 公式マニュアルをご参考ください。サーバー管理者向けのマニュアルなので、一部メーリングリスト管理者では操作できない事項が含まれています。特にコントロールパネルにはアクセスできませんので、メーリングリスト管理ツールログイン後の項目を参照するようにしてください。

• 通常はRSJ会員宛メール配信（メルマガ） （【RSJ メールマガジン】）をご利用ください。

• RSJ主催行事のニュースを単独で配信する【RSJ-NEWS】をご希望の場合は事務局までご依頼ください。必要な情報は「件名、本文（文字数制限なし）、連絡先」です。

• ご希望の場合は学会事務局までご連絡ください。

• URLは「https://sig.rsj-web.org/〇〇○/」となります。○部分には好きな文字をご利用いただけます。

• 現在のところ、CGIやPHPなどはご利用不可です。

研究専門委員会の活動について

• 常設（第一種）研究専門委員会は、研究、それに伴う発表・討論等の常設の研究会（第一種研究会）を年2回以上定期的に開催して下さい。また、必要に応じて以下の第二種研究会を開催することもできます。

• 時限（第二種）研究専門委員会は、調査・討論等の時限の研究会（第二種研究会）を年1回以上随時開催して下さい。

委員長の交代について

• 委員長に交代がある場合は研究専門委員会_書類フォーマットの【様式7】をご提出ください。

理事会へのご意見・ご要望

• 各研究専門委員会委員長は学会の行事や運営等に関して理事会に対して意見書・提案書を提出することができます。

• 研究専門委員会_書類フォーマットの【様式6】をご提出ください。

HPの開設について

• 委員会ホームページを開設し、随時活動内容を公開してください。学会からサーバのお貸し出しができます（上記「利用できるツール」をご参照ください。）。独自にサーバをご準備いただくのも可です。

• 日本ロボット学会WEBサイトの研究専門委員会のページにて各研究専門委員会のHPにリンクします。

学会誌特集号の企画提案

• 学会誌

  • 学会誌担当理事もしくは事務局担当者(高橋)まで直接ご連絡下さい （ともかくまずはご連絡を、とのことです） 。

  • 学会誌特集号の企画提案は「特集号の一般企画の募集について」をご参照ください。

• 欧文誌

• 詳しい説明は「Special Issue提案に関するページ」をご参照下さい。

• 上記確認いただいて、事務局担当者(渡辺)までご連絡を、とのことです。 

共催・協賛等について

• 委員会として講演会等に共催・協賛等を行う場合は下記が基準となります。

  • 主体的に運営を行う場合（主催、共同主催、共催）は、委員会の予算内で行なってください。

  • 金銭負担のみ伴う場合はRSJ理事会での承認が必要です。主催者からの依頼書を送付ください。

  • 金銭負担を伴わない場合は、事前報告のみで結構です（企画・広報理事が内容確認いたします）。

運営費の支給について

• 運営費専用の口座を新たに開設してください。口座名義は原則【委員会名】での開設をお願いしておりますが、団体名での開設が難しい場合は個人名での新規開設でも構いません。ただし個人名で運用される際に発生した不都合についてはフォローできませんのでその点ご了承ください。

• 前年度の決算処理が完了し次第、運営費についてご案内のメールを送信致します。例年2月末～3月頃になります。

• 毎年の支給額は原則「常設（Ⅰ種）20万円、時限（Ⅱ種）10万」円となります。

  • 前年末の運営費残金が20万円以上の場合は運営費の支給はありません、残金を活用しての委員会活動をお願い致します。

  • 前年に事務局からの立替支払い（講師謝金など）があった場合は、立替金額を差し引いての支給となります。

  • その他、活動状況を鑑み、理事会の判断で減額する可能性が有ります。

• お手数ですが、毎年「運営費申請書振込口座通知書」をご提出いただき運営費をご請求ください

運営費について

• 運営費の使用用途は概ね以下の通りです。

  • 会場費：会議や講習会の会場費、会場設置の備品使用料など

  • 支払負担金：茶菓代や、委員会懇親会の飲食費など

  • 交通費：委員宛の交通費実費精算など。講師などへの交通費は会計上は謝金扱いになります。

  • 通信費：サーバー費用など

  • 消耗品費：文房具などの購入

  • 資料印刷費

  • アルバイト手当

  • 雑費

  • 講師講演料，謝礼，原稿料：ただし、原則は事務局からの支払となります。

• 運営費を使用した場合は、年末・期間満了時に提出する会計報告に領収書やレシートを添付してください。直接銀行振込で支払った場合は請求書＋振込票（オンラインバンキングのスクリーンショット可）をセットでご提出ください。

  • 領収書宛名は「日本ロボット学会」「日本ロボット学会〇〇研究専門委員会」など

  • レシートは宛名欄がない場合は宛名無しでも可ですが、明細の無いレシートは領収書を発行してもらってください。

講師謝金の支払いについて

• • 講師への謝金が必要な場合、原則は事務局から銀行振込を実施致します。詳しくは「諸謝金や委託費の取扱」をご参照ください。

  • 上記ご確認いただき「謝金等支払依頼書」にて支払依頼をお願い致します。

  • 事務局からお支払いした謝金額は、次回の運営費交付の際、差し引きさせていただきます。

アルバイト手当について

• • アルバイト手当は一定額を越えると源泉徴収の対象となるので注意すること。

  • 年度により制限額が変わる場合があるが、概ね１日あたり9,300円未満、一ヶ月あたり84,000円以内に抑えること。

  • アルバイト手当等の領収書は受領本人の自筆の住所（自宅）と署名、または記名（印字等）の場合は捺印が必要。

  • 長期（2ヶ月以上）雇用の場合は、源泉徴収対象のため、事務局からお支払いを行います。詳しくは事務局までお問い合わせください。

  • その他詳しくは「臨時雇賃金(アルバイト代)等の取扱 」をご参照ください。

電帳法対応について

• 電子帳簿保存法の変更により電子データによる請求書、領収書、支払明細書等の保存について、紙に印刷しての保存が不可となりました。

• 今までは紙に印刷した電子データをご提出いただくケースもございましたが、2022年度よりは電子データでのご提出をお願い致します。

• 最終的に電子データをご提出いただければ、事務作業の際に電子データを印刷して作業いただく分には問題ございません。

• 紙をスキャン等で電子データに変換して保存する場合、電子署名やタイムスタンプの付与など条件がございますが、今の所事務局としてはフォローできませんのでご了承ください。

• 紙が原本の請求書などについては引き続き紙でのご提出いただければ上記は問題ございません。

インボイス制度の対応について

• 日本ロボット学会は適格請求書（インボイス）発行事業者に登録していますが、消費税計算は簡易課税制度の適用を受けております。

• 受領する請求書・領収書について
  簡易課税のため、必ずしもインボイス制度に対応した請求書・領収書でなくても問題ありません。

• 発行する請求書・領収書について

研究専門委員会は日本ロボット学会の公益目的事業であり、活動の収益化は原則認めておりません。以上を前提として、下記2件に関しては収入を認めております。

1. 研究会の参加費（会場費、資料代等の実費のみ徴収できる）

2. 報告書などの資料頒布（原則制作にかかった実費）

簡易課税のため、RSJとしては必ずしもインボイス制度に対応した請求書・領収書を発行する必要はないのですが、受け取り側は困ることも多いと思いますので、日本ロボット学会名義で発行するのであれば、インボイス制度対応をお願いいたします。インボイス制度に対応した請求書・領収書は以下3点の記載が必要です。

1. 適格請求書番号：T 7010 0050 16414

2. 税率：10%になると思います。

3. 税額

参考まで、領収書書式を準備いたしました。